مدیریت 6 - (تاریخچه مدیریت)

برخی از پژوهشگران سابقه مدیریت را به اغاز پیدایش انسان نسبت میدهند و بر این باور هستند که هنر مدیریت با شکل گیری نهاد خانواده مطرح شده است برخی نیز سابقه ان را تا دوران ۵۰۰۰ سال قبل از میلاد مسیح دنبال کرده اند یعنی هنگامی که سومریهای باستان به ثبت و ضبط و مکتوب کردن سوابق فعالیتهای اداری تجاری خود پرداختند برخی دیگر از زمینه های تاریخی مدیریت را میتوان با بررسی مواردی چون نقش مدیریت در بنای اهرام ثلاثه مصر - شیوه کنترل ارتباطات در امپراطوری روم و چهارچوب قانونی تجارت در ونیز قرن چهاردهم پی گرفت ناگفته نماند که ایرانیان و چینیها - المانیها و برخی دیگر از اقوام گذشته نیز بینشها و نگرشهای قابل تاملی در این زمینه داشتند ولی تحول عمده در مدیریت در جریان انقلاب صنعتی به وقوع پیوست .جهان در قرن هفدهم میلادی یعنی دوران خیزشهای اجتماعی امریکا (زمانی که سیزده مستعمره انگلستان از ان جدا شده و ایالات متحده را تشکیل دادند ) تحولات مهمی را سپری کرد . در این دوران بود که رشد سریع جمعیت هجمه عظیمی برای برپایی بازارهای مکاره و عرضه کالاهای مصرفی ایجاد کرد در همین دوران بود که با تسری روش تولید انبوه ادام اسمیت (مبنی بر تخصص گرایی در کارخانه سنجاق سازی) تحول عظیمی در بخش صنایع به وقوع پیوست

حال به اجمال سیر تاریخی تفکر مدیریت را نگاه میکنیم :

۵۰۰۰ قبل از میلاد : سومریها - تاکید بر ضرورت حفظ سوابق

۴۰۰۰ قبل از میلاد: مصریها - ساخت بناهای اهرام ثلاثه مصر

۴۰۰۰ قبل از میلاد: چینیها - ساخت دیوار ۱۵۰۰ مایلی چین

۲۶۰۰ قبل از میلاد: مصریها - استفاده از عدم تمرکز در سازماندهی

۲۰۰۰ قبل از میلاد: مصریها - تشخیص ضرورت استفاده از تقاضای مکتوب برای درخواست کارکنان و به کار گیری نیروهای مشاور و ستادی

۱۸۰۰ قبل از میلاد: حمورابی - استفاده از مستند سازی و اوردن شاهد برای کنترل - تعین حداقل دستمزد و تشخیص قابل تفویض نبودن مسئولیت

۱۴۹۱ قبل از میلاد: یهودیان - به کارگیری مفاهیم سازمان - خط فرماندهی و اصل استثنا در مدیریت

۵۰۰ قبل از میلاد: چینیها - تشخیص اصل تخصص گرایی

۵۰۰ قبل از میلاد: سان تزو - تشخیص ضرورت برنامه ریزی و هدایت و سازماندهی

۴۰۰ قبل از میلاد: کوروش - تشخیص ضرورت توجه به روابط انسانی و مطالعه حرکت سنجی . طراحی جا و مکان و مدیریت موارد

۴۰۰ قبل از میلاد: سقراط - توجه به جهان شمول بودن مدیریت

۳۵۰ قبل از میلاد: افلاطون - تشریح تخصص گرایی در جامعه

۳۳۶-۳۳۳ قبل از میلاد : اسکندر - استفاده از یک روش سازماندهی با استفاده از نیروهای ستادی در طول لشکرکشی

۱۷۵ قبل از میلاد: کاتو - استفاده از شرح شغل

۵۰ قبل از میلاد: وارو - استفاده از مختصات و شرایط احراز شغل

۹۰۰ میلادی : فارابی - تدوین مجموعه ای از صفات مشخص برای رهبر اثربخش

دهه ۱۷۵۰ میلادی : انگلیسیها - انقلاب صنعتی

۱۷۷۶ میلادی : ادام اسمیت - انتشار کتاب ثروت ملل و تاکید بر اهمیت تقسیم کار و تخصص گرایی

۱۸۸۲ میلادی : چارلز ببیج - اختراع نخستین ماشین حساب

۱۸۹۸ میلادی : مری پارکر فالت -  پیشگامی در تاکید بر مزایای مشارکت گروهی و ضرورت تفکر گرایی

۱۹۰۳میلادی : فردریک تیلور - انتشار کتاب مدیریت کارگاه

۱۹۱۱ میلادی: فردریک تیلور - انتشار کتاب اصول مدیریت علمی

۱۹۱۳ میلادی: هوگو مانستربرگ - انتشار کتاب روانشناسی و کارایی صنعتی

۱۹۱۶میلادی: هنری فایول - انتشار اثار متعدد در مورد اصول مدیریت

۱۸۶۴ الی ۱۹۲۰ میلادی : ماکس وبر - ارائه نظریه نقش فرد در سازمان و مدیریت اداری و مدل بوروکراسی

۱۹۲۷ میلادی : التون مایو و همکاران - پی ریزی جنبش روابط انسانی درمدیریت

۱۹۲۸ میلادی: لودویک ون برتالانفی - ارائه نظریه سیستمی

۱۹۳۶ میلادی: امریکا - پایه گذاری اکادمی مدیریت برای توسعه مطالعات مدیریتی

۱۹۳۸ میلادی: چستربارنارد - انتشار کتاب کارکردهای مدیر اجرایی و تحلیل هدایت یک سازمان با تاکید بر عدم ضرورت فرمانروایی از بالا به پایین

۱۹۳۸ تا ۱۹۴۵ میلادی : متفقین - استفاده از فنون تحقیق در عملیات در جنگ

۱۹۴۳ میلادی: ابراهام مازلو - ارائه نظریه سلسله مراتب نیازهای انسانی

۱۹۴۷میلادی: کرت لوین - ارائه مدل تغیر رفتار فرد

۱۹۵۰ میلادی : طرفداران مکتب روابط انسانی - ظهور مکتب روابط انسانی

۱۹۵۲ میلادی: ای بی ام - تولید و توزیع نخستین سیستم پردازش الکترونیکی داده ها

۱۹۵۴ میلادی: پیتردراکر - انتشار کتاب عمل مدیریت و ترویج نظریه مدیریت بر مبنای هدف

۱۹۵۷میلادی : کریس ارجریس - انتشار کتاب شخصیت و سازمان و بحث در مورد تضاد میان فرد و سیستم

۱۹۵۹ میلادی: فردریک هرزبرگ - ارائه نظریه دو ساحتی انگیزش

۱۹۶۰ میلادی: داگلاس مک گریگور - ارائه نظریه ایکس و ایگرگ در مورد مفروضات مدیران

۱۹۶۱ میلادی: رنسیس لیکرت - ارائه مدل سیستمهای رهبری با رهیافت اقتضایی

۱۹۶۴میلادی: رابرت بلیک و جین موتون - ارائه مدل سبک سنج مدیریت

۱۹۶۹میلادی: لارنس و لورش - انتشار کتاب سازمان و محیط و توسعه نظریه اقتضا

۱۹۷۰میلادی: جیمز یورک - مطالعاتی که مبنای نظریه اشوب قرار گرفت

دهه ۱۹۷۰ میلادی: نظریه پردازان اقتضایی - ارائه نظریه اقتضایی و تاکید بر مدیریت و رهبری بر مبنای مقتضیات

۱۹۷۱ میلادی: شرکت اینتل - تولید و توزیع ریزپردازنده تراشه کامپیوتر و توسعه کامپیوترهای شخصی

۱۹۷۴میلادی: رابرت جی .هونس و ترنس ارمیشل - ارائه نظریه رهبری مسیر -هدف

۱۹۸۰ میلادی: صاحبنظران مدیریت - توسعه رشته مدیریت در دو بخش عمده علوم رفتاری و مدیریت راهبردی و استراتژیک

۱۹۷۹ و ۱۹۸۰ میلادی: هنری مینتزبرگ - ارائه نظریه نقشها و الگوهای ساختار سازمانی

۱۹۸۱ میلادی: ویلیام اوشی و ژوزف ام جوران - ارائه نظریه z در مورد چگونگی استفاده از سبک مدیریت ژاپنی به وسیله مدیران امریکایی

۱۹۸۲میلادی: توماس پیترز و رابرت واترمن - ارائه نظریه کمال مدیریت

۱۹۸۵میلادی: مایکل پورتر - انتشار کتاب مزیت رقابتی و تشریح اصول اساسی و رقابتی در تعین استراتژی

۱۹۸۶میلادی: ادوارد دمینگ - انتشار کتاب خروج از بحران

۱۹۹۰ میلادی: پیتر سنج - انتشار کتاب معروف اصل پنجم که موجب شهرت نظریه یادگیری سازمانی شد

و ........................

این مطالب خلاصه ای بود از کتاب مبانی سازمان و مدیریت نوشته دکتر علی رضاییان که البته با توجه به فضای وبلاگ و مطالبی که در این وبلاگ با توجه به شرایط توضیح داده شده و توضیح خواهیم داد بنده مقداری از مطالب را خلاصه کردم تا زیاد طولانی نشود ولی به تمامی کسانی که مایل به یادگیری بیشتر در زمینه مدیریت میباشند توصیه میشود حداقل یکبار هم که شده است این کتاب را که توسط انتشارات سمت منتشر شده است را بخوانند . به زودی مطالب را ادامه خواهیم داد

 

اصول چهارده گانه دکتر دمینگ

دکتر دمینگ 14 اصل زیر را که معروف به اصول چهارده گانه دمینگ هستند برای مدیریت بهبود کیفیت و افزایش بهره‌وری ارائه نموده است.

 1.      ایجاد و انتشار اهداف و مقاصد برای سازمان:

مدیریت باید تعهد دائمی خود را نسبت به این اهداف، نشان دهد و همچنین  لازم است که این اهداف سرمایه‌گذاران، کارکنان، جامعه و فلسفه کیفیت را شامل گردند. این اهداف ثابت نیستند ودائماً در حال تغییر هستند و لذا باید از مشارکت همه افراد سازمان بوجود آیند. همچنین سازمانها باید نگرشی درازمدت، حداقل برای 10 سال داشته باشند و با تعیین اهداف بلند مدت، برای بقا برنامه‌ریزی کرده و برای دستیابی به این اهداف، منابعی را به امور تحقیق و آموزش مستمر اختصاص دهند. در انتها لازم است نوآوری درسازمان گسترش یابد.

“ اگر تفکرناب مسیر برگزیده شده  یک سازمان باشد، باید تمام استراتژی‌های دیگر در راستای پیاده‌سازی تفکر ناب به کار گرفته شوند. داشتن مسیرهای زیاد خوب نیست و نیروهای انسانی را دچار سرگردانی خواهد کرد و منافع بدون برنامه خاصی از بین خواهند رفت. مفهوم بهبود محصولات و خدمات، در ارتباط با اصل اول تفکرناب «تعریف ارزش»، می‌باشد.

ارزش به آنچه که مشتری می‌خواهد و نیاز دارد مربوط می‌باشد. اولین گام در یک استراتژی ناب مشخص کردن ارزشی است که برای مشتریان فراهم می‌گردد و بطور مستمر به منظور رشد و پیشرفت سازمان بهبود داده می‌شود.” 

2.      بکارگیری فلسفه جدید:

سازمانها باید درجستجوی بهبودهای بی پایان باشند لذا مدیریت ارشد و هریک از کارکنان باید فلسفه جدید را فرا گیرند و همچنین باید نگرش و برخورد افراد سازمان در مورد کیفیت تغییر یابد. در تفکر ناب، مدیریت بایستی نقشی را بپذیرد که در راستای این نقش جدید بتواند بهبود وتحول را در سازمان پیاده کند. رهبران باید هم برنده  و هم عاشق تحول باشند. آنها این کار را می‌توانند با اطمینان از این موضوع که خود وکارکنانشان آموزش مناسب را بمنظور فراهم آوردن امکانات لازم برای  دگرگونی فراگرفته‌اند، شروع کنند

 3.      درک هدف بازرسی:

مدیریت باید درک کند که هدف از بازرسی، بهبود فرآیند انجام کار و کاهش هزینه‌ ها است. در اکثر موارد بازرسی زیاد هزینه‌بر و غیر قابل اعتماد است و بهتر است در محل‌های مناسب، به جای استفاده از بازرسی زیاد، از بهبودهای بی پایان بهره برد.همچنین باید  نیاز برای بازرسی را به وسیله ایجاد کیفیت در محصول از همان ابتدای کارحذف کرد. اصلاح اشتباهات ابزار دیگری برای ایجاد تفکر ناب است. که به کم کردن بازرسی نهایی کمک می‌کند هر بار که مشکلات تعریف می‌شوند و ریشه علتها کشف می‌ شوند، ابزارهای اصلاح اشتباهات، برای اطمینان از اینکه آن مشکل هرگز دوباره رخ نخواهد داد به کارگرفته می‌شوند.

 4.      پایان دادن به پاداش‌های بازاریابی صرفاً براساس قیمت:

سازمان باید به پاداش‌های بازاریابی‌ای که تنها براساس قیمت می‌باشد پایان دهد، زیرا قیمت بدون در نظر گرفتن کیفیت هیچ معنایی ندارد. یعنی هدف این است که به منظور گسترش ارتباطات دراز مدت براساس صداقت و اعتماد و در نتیجه ارائه محصولات و خدمات بهتر، برای هر مقوله فقط یک تأمین کننده داشته باشیم.

 5.      بهبود مستمر و مداوم سیستم:

مدیریت باید برای بهبود مستمر و پایدار کیفیت و افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها، مسئولیت بیشتری را در برابر مشکلات بپذیرد و به کاوش و اصلاح مشکلات بپردازد. همچنین پیش از ایجاد مشکلات از وقوع آنها پیشگیری بعمل آورد و برای حذف مشکلات و بهبود مستمر فرآیند، مسئولیت‌ها را به گروه‌ها واگذار کند. به منظور بهبود کیفیت و افزایش بازدهی و در نتیجه کاهش مداوم هزینه‌ها باید سیستم ضایعات را بهبود بخشید. “این اصل مستقیماً با اصل پنجم تفکر ناب در ارتباط است. بهبود مستمر به شکل کایزن، و بهبود ریشه‌ای به شکل کایکاکو که هر دو بخش‌های جدا نشدنی تفکرناب هستند، باید انجام گردد.”

 6.      نهادینه کردن آموزش:

لازم است هر یک از کارکنان به فلسفه سازمان درباره تعهد به بهبودهای بی‌پایان گرایش یابند. مدیریت باید برای آموزش کارکنان، منابع لازم را تخصیص دهد تا هر یک از کارکنان آموزش‌های مناسب را ببینند و از آنها برای نیاز سنجی و اداره‌ی آموزش‌های بعدی استفاده گردد. به منظور فراهم آوردن ابزارها و تکنیک‌های ناب که به نیروی کاری در ایجاد بهبود کمک کند، تحقیقات فراوانی صورت گرفته است.باید همواره بر انتقال دانش و آگاهی به نیروهای کاری تمرکز شود به طوریکه آنها بتوانند تحول را از خودشان شروع کنند. بدین منظور برپایی کارگاه‌های آموزشی، برای آموزش صحیح در محل‌ کار توصیه می‌شود.

 7.      تعلیم و برقراری رهبری :

 نظارت، مسئولیت مدیر است. او باید برای اجرای فلسفه جدید، ناظران و سرپرستان را با ابزارهای آماری و اصول 14 گانه دمینگ آشنا سازد. در این وضعیت باید به جای ایجاد فضای منفیِ کشف عیب، فضای مثبت و اطمینان بخش ایجاد کرد، به گونه ای که هر شخص به مهارت خود افتخار کند. همچنین باید ارتباطی شفاف بین مدیریت ارشد و همینطور بین سرپرستان و کارکنان برقرار نمود. نظارت بر مربی‌گری و آموزش نیروی کاری تمرکز دارد. همچنین باید بر بهبود سیستم با استفاده از روش مشخصی تمرکز داشت که عبارت از خواستن مداوم از کارکنان برای سخت کارکردن است. احترام به دستورات ناظران بیشتر به خاطر درک و تشخیص بالاتر آنها می‌باشد.

 8.      برطرف کردن ترس و‌ایجاد اعتماد و فضای نوآوری:

مدیریت باید ارتباطات کارآمد و آزاد و کارگروهی را تشویق نماید. احساس ترس به علت فقدان امنیت شغلی، وجود صدمات جسمانی، نبود ارزیابی عملکرد، نادیده گرفتن آرمان سازمان، سرپرستی ضعیف و عدم شناخت از شغل ناشی می‌شود. اگر با کارکنان متناسب با شأن و مهارت آنها برخورد گردد، ترس برطرف شده و کارکنان به شایستگی برای سازمان کار خواهند کرد. در این وضعیت آنها برای بهبود کار، ایده‌های خوبی ارائه می‌دهند.

 9.      بهینه سازی فعالیت‌های گروه‌ها و محیط‌های ستادی:

مدیریت باید به منظور رسیدن به اهداف ومقاصد سازمان، فعالیتهای گروه‌های کاری و محیط‌های ستادی را بهینه نماید. در داخل سازمان بین سطوح مدیریت، واحدها و درون واحدها سدهایی وجود دارد. این سدها به علت وجود ارتباطات ضعیف، بی خبری از مأموریت سازمان، رقابت، ترس، حسادت و کینه‌های شخصی را بوجود می‌آورد. باید تمامی‌واحدهای مختلف هماهنگ با هم کارکنند، رفتار سازمانی تغییر کند، راه‌های ارتباطی باز شوند، گروه‌ها سازمان‌دهی شوند و آموزش بصورت کارگروهی برقرار گردد. برای این منظور ایجاد گروه‌هایی چند تخصصی مانند آنچه در مهندسی همزمان دیده می‌شود، بهترین روش می‌باشد.

 10. حذف شعارها، نصیحت‌ها و هدف‌های توخالی:

نصایحی که بدون ارائه روش‌های بهبود مشخص و به منظور افزایش کیفیت بیان می‌شوند، سازمان را در موقعیت نامناسبی قرار می‌دهند. این نصایح باعث پیشرفت کار نمی‌شوند، بلکه فقط آرزوهای مدیریت را بیان می‌کنند. لذا باید اهدافی تعیین کرد که قابل دستیابی بوده و در راستای موفقیت‌های درازمدت سازمان باشند. همچنین باید به این نکته دقت کرد که بهبود در فرآیند، جز از طریق بکارگیری ابزارها و روش‌های آن بدست نمی‌آید و به جای شعارها و اعلان ها، فرهنگ سازمان را به فرهنگی که شامل بهبود مستمر مبنی بر حذف اتلافات می‌باشد تغییر داد.

 11. حذف سهمیه‌های کمّی‌ برای نیروی کار و حذف مدیریت برمبنای هدف:

مدیریت به جای تعیین سهمیة کاری، باید روش‌های دیگری را بکارگیرد، زیرا سهمیه کاری بجای تمرکز برکیفیت، برکمّیت متمرکز می‌شود و همچنین باید به جای مدیریت برمبنای هدف، قابلیت فرآیند و روش‌های بهبود آن را بشناسد، زیرا مدیریت برمبنای اهداف کمی، تلاشی است برای اعمال مدیریت، بدون داشتن اطلاعات در مورد کاری که باید انجام پذیرد.

 12. حذف سدهایی که مانع از افتخار کارکنان به مهارتشان می‌شود:

عدم افتخار به کار و مهارت‌ها به دلایل زیر در سازمانها وجود دارد:

12.1.        کارکنان نقش خود را در رابطه با مأموریت سازمان نمی‌دانند. 

12.2.        آنها خود را نسبت به مشکل سیستم مقصر می‌دانند.

12.3.        آموزش مناسب صورت نمی‌پذیرد.

12.4.        در سازمان نظارت و سرپرستی کیفری اعمال می‌گردد.

12.5.        برای انجام کارهای خواسته شده تجهیزات مناسب وجود ندارد.

تقویت افتخار به کار و مهارت، به تعهدی بلند مدت در مدیریت نیاز دارد. اگر کارکنان به کار خود افتخار نموده، در مقابل دیگران احساس سرافرازی کنند، تا آخرین حد در کارشان رشد و پیشرفت خواهندنمود.

 13. تشویق و گسترش آموزش:

به علت ارتباط تنگاتنگ سازمانها و کارکنانشان، سازمانها برای توسعه و ارتقاء به کارکنانی نیازمندند که پیشرفت نمایند. وهمچنین به علت اینکه پیشرفت احتیاج به آموزش دارد درنتیجه، مدیریت باید در مورد آموزش و پرورش مستمر کارکنان خود، احساس تعهد نمایند.

 14. اقدام در جهت‌ایجاد شرایط برای انجام دگرگونی و تحول:

مدیریت سازمان برای بهبود بی پایان فرآیند، باید بیشترین مسئولیت را متقبل گردد. وی باید برای پیاده سازی فلسفه جدید، ساختاری یکپارجه ایجاد نماید. در این وضعیت لازم است، سازمان فرهنگ خود یعنی انجام کار مثل همیشه را تغییر دهد و فرهنگ بهبود مستمر را جایگزین نماید و در نهایت اگر سازمان می‌خواهد در پیاده‌سازی فرهنگ جدید موفق عمل نماید، باید دارای مدیریتی متعهدو مشارکت‌جو در فرآیند کار باشد.

 با توجه به اصول بیان شده، نتایجی که از اجرای مدیریت کیفیت جامع در سازمان بدست می‌آید، عبارتند از:

·                      افزایش کیفیت فرآیند تولید و محصول

·                      رضایت مشتری داخلی و خارجی

·                      تحویل به موقع کالا

·                      کاهش هزینه ها

·                      افزایش بهره‌وری در تمامی زمینه ها

·                      توسعه بازار فروش محصولات و خدمات

 

مدیریت 5- مهارتهای مورد نیاز مدیران

پس از بحث و گفتگو درباره برخی موارد علم مدیریت حال میرسیم به مهارتهایی که یک مدیر باید داشته باشد تا بتواند بهتر به وظایف خود عمل کند وظایفی که بعدا برخواهیم شمرد
مهارتها: برای یک مدیر بنا به شرایطش مهارتهای زیادی عنوان شده است ولی طی یکی از مهمترین تقسیم بندیهای این مهارتها سه نوع مهارت ادراکی - انسانی و فنی برای مدیر نام برده شده است که در عکس مطلب قبلی نیز ان را مشاهده کردید که دوباره میذارم

 

البته در این عکس از مهارت ادراکی با ورزیدگی نظری اسم برده شده که مهارت ادراکی بهتر است و حال تعریف این مهارتها:
مهارت ادراکی : این مهارت که سخت ترین و مهمترین مهارت یک فرد و یا مدیر میباشد به قدرت درک شرایط و وضعیت و توان تصمیم گیری و انجام کارهای فکری یا همان نظری میباشد و همانطور که در عکس نیز میبینید این مهارت بیشتر مورد کاربرد مدیران عالی میباشد و شاید بتوان گفت مدیریت عملیاتی نیازی به ان ندارد و یا خیلی کم و مدیریت میانی نیز در حد متوسط از ان استفاده میکند
مهارت انسانی : این نوع مهارت نیز به توانایی و مهارت ارتباط و کار با دیگران گفته میشود که مدیران میانی بیشترین نیاز را به ان داشته و باید توانایی زیادی در ان داشته باشند چون با هر دو گروه مدیران عالی و عملیاتی باید ارتباط زیادی داشته باشند همچنین مدیران میانی هستند که بیشتر با ارباب رجوع و سایر تامین کنندگان و افراد مرتبط با شرکت در ارتباط هستند در نتیجه باید از توانایی و مهارت انسانی زیادی برخوردار باشند تا بتوانند به وظایف خود به درستی و کامل رسیدگی کنند در شکل نیز مشاهده میکنید که مدیریت میانی بیشترین حد نیاز به این نوع مهارت را دارد و مدیران عالی و عملیاتی در حدی متوسط به ان نیاز دارند
مهارت فنی : این نوع مهارت نیز همانطور که از اسمش پیداست به توانایی استفاده و کاربرد ابزار و ماشین الات و کلا امور فنی دلالت دارد و همانطور که در عکس نیز پیداست و بر همگان نیز واضح میباشد مدیریت عالی نیاز چندانی به این مهارت نداشته و همین که جزئی از ماشین الات بداند کافی است و مدیریت میانی نیز فقط با توجه به اینکه بیشتر تامین کننده این ابزار و وسایل بوده و باید در تامین انها نقش داشته باشد نیاز متوسطی به این مهارت دارد ولی مدیریت عملیاتی که در خط اتش بوده و وظیفه تولید یا ارائه خدمات سازمان را دارا میباشد که با استفاده از این ابزار صورت میگیرد بیشترین نیاز را به این مهارت داشته و باید بالاترین حد توانایی در این نوع مهارت را داشته باشد
در این مبحث نیز مهارتهای مورد نیاز یک مدیر بنا به شرایط را دانستیم و فهمیدیم که هر فرد در هر وضعی باید چه اطلاعات و مهارتهایی داشته باشد تا بتواند به نحو احسن امورش را انجام دهد تا در مطالب بعدی به سایر خصوصیات مدیریت و مدیران بپردازیم

مدیریت 4- اهمیت مدیریت

شاید با اغاز این بحثها و یا از گذشته و پیش خود پرسیده اید اصلا مدیریت چه اهمیتی دارد ؟ چه لزومی دارد که در کارها مدیریت باشد ؟ کارها بدون مدیریت پیش نمیرود ؟ ایا گماردن یک نفر برای هر چند نفر هزینه ای اضافه نیست و ایا بدون این فرد ان چند نفر نمیتوانند به کار خویش ادامه دهند ؟ و سوالهایی از این دست که شاید بارها از خود پرسیده و باز هم بپرسید و در اهمیت و لزوم مدیریت شک و شبهه داشته باشید
ولی از مثالی ملموس اغاز میکنم که در زندگی روزمره همه شما بارها شاهد ان بودید و میتوانید به وضوح ان را درک کنید . همگی شما در طول زندگی حداقل در یک مراسم مهم مانند ختم - عروسی - تولد - جلسات رسمی - جشن دوستانه و ..... شرکت کرده اید شاید اگر این مراسم خوب و بدون عیب و نقص برگزار شده باشد چندان در موردش فکر نکردید و به طور عادی ان را ترک کرده و در موردش حرفی نزده و یا بحثی نکرده اید ولی وای به روزی که این مراسم در جایی عیب داشته باشد و یا قسمتی از ان بلنگد اینجاست که به قولی عیبجویی - غیبت - صفحه گذاشتن و .... به کار می افتد و مهمترین حرفی که زده میشود :
مدیریت نداشتن
کارشون نبود
تو کل خانواده شون یه نفر نبود کارا رو راستو ریس کنه
اخه شما که نمیتونین واسه چی مجلس میگیرین
اداره چنین جلسه ای از دستشون نمیاد
همه سرگردون و بی برنامه بودن و معلوم نبود کی به کیه
اصلا معلوم نبود میخواستن چیکار کنند
و .................
و این گفته ها در خطاب به چه نقشی است ؟؟؟ اینجاست که اهمیت مدیریت در حد عادی و معمولی مشخص میشود و خطاب همه مردم به نقش مدیریت برمیگردد نقشی که باید مراسم را برنامه ریزی کند سازماندهی و هماهنگی کند کنترل و ارزیابی کند اختیار داشته باشد و مسئول باشد و .............
شاید به همین دلیل است که معمولا از قدیم نیز در بین ایرانیان نقشهایی مثل ریش سفید - کدخدا - بزرگ خاندان - مباشر و .... خیلی پررنگ بود به عنوان کسی که مدیریت امور رو به تناسب بر عهده بگیره الان نیز شاید دوستان در برخی مراسم مانند عروسی ها فردی رو ببینند که با عناوین مختلف انتخاب میشود تا به امور مجلس مانند جمع اوری هدایا - پذیرایی - جمع و جور کردن وسط مجلس - جمع کردن پولهای اهدایی و ..... بپردازد و اگر نباشد همان حرفهای هر کی هر کی بود و .... زده خواهد شد
خب از سطح معمولی خارج شده و به سطح تخصصی وارد بشیم
شاید زیاد دیده اید کارخانه - اداره - کارگاه - شرکت و ............ و مخصوصا باشگاهی رو که دچار مشکل و بحران میشود و همگان انتظار حل مشکل و بازگشت به وضع عادی رو دارند در این شرایط اولین گزینه تغیر کیه ؟؟؟ ایا تغیر دربان یا راننده یا ابدارچی یا حتی کارکنان نهاد میتواند در مقابله با بحران و رسیدن به ارامش مفید باشد ؟ ایا اگر 100 نفر کارمند رو هم تغیر بدیم بحران رفع خواهد شد و یا وارد بحرانهای بدتری میشیم ؟ ایا با تغیر ماشین الات و یا ساختمانها میشود با بحرانها مقابله کرد ؟ خیر حتما در نهادهایی که اشاره شد مخصوصا در باشگاه فوتبال ملاحظه کرده اید که اولین و بهترین راه مخصوصا در کوتاه مدت تغیر در مدیران مانند هیئت مدیره - مدیرعامل - سرپرست در نهادهای صنعتی و سرمربی در باشگاه ورزشی و بالاخره تغیردر سطوح مدیریتی میباشد ایا دیده اید که تیمی دچار مشکل شود و به جای تغیر مدیر عامل یا سرمربی دست به تغیر 10 بازیکن بزند ؟ و حتی اگر چنین عملی انجام شود ایا مفید خواهد بود ؟
پس میبینیم که در مباحث علمی مدیریت مخصوصا مدیریت های سازمانی سطوح مدیریتی بالاترین اهمیت را دارا میباشند به طوریکه تغیری کوچک در انها چه از جهت مثبت و یا منفی تغیرات بسیار بزرگی در ادامه امور ایجاد میکند همچنین فهمیدیم که مدیریت در زندگی امروزه حتی زمانهای قدیم نقشی بسیار مهم در گروهها داشته و اولین نکته ای که میتواند منجر به عملکرد خوب یا بد یک گروه باشد مدیریت میباشد

مدیریت 3- تعریف مدیریت

مدیریت چیست ؟ علم مدیریت چیست و چه تعاریفی میتوان از ان داد؟
برای علم مدیریت تعاریف زیادی ارائه شده که میتوان از ان جمله به تعاریف زیر اشاره کرد
- هنر انجام امور به وسیله دیگران
- انجام وظایف اختصاصی مدیریت
- فرایند دستیابی به اهداف
و ..............
ولی کاملترین و مورد توافق ترین تعریفی که برای علم مدیریت شده است عبارت است از فراگرد به کار گیری موثر و کارامد منابع مادی و انسانی بر مبنای یک نظام جهت دستیابی به اهداف تعین شده
حال ببینیم از این تعاریف چه نکاتی برداشت میشود ؟
از تعریف اول میتوان به این نکته رسید که مدیریت به انجام امور اختصاص دارد مخصوصا اگر این امور توسط دیگران انجام شود و اینجاست که باید گفت مدیریت بیشتر دلالت بر کارهای گروهی و سازمانی دارد ولی این مدیریت شخصی رو نفی نمیکند و مثلا فردی که بر رفتار خویش نیز مدیریت میکند همان کار را میکند یا همانطور که برخی اوقات افراد از مدیریت بر امور شخصی نام میبرند مثلا مدیریت زمان - خشم و .... نیز که از امور شخصی هستند مدیریت تلقی میگردند
تعریف دوم نیز به انجام وظایف اختصاصی مدیران تعلق دارد که در جای خود به این وظایف اشاره خواهیم کرد و هر کسی تواند این وظایف را انجام دهد در طبقه مدیران قرار میگیرد
فرایند دستیابی به اهداف نیز تعریفی دیگر است که دلالت دارد به انجام کارهای هدفمند و کارهای بدون حساب کتاب را از علم مدیریت جدا میداند
و بالاخره تعریف نهایی و کاملی که گفتیم اشاره دارد به فراگردی که منابع مادی و انسانی را طبق نظام و اصولی به کار میبندد تا به اهدافی برسد و این تعریف تقریبا کامل و دربرگیرنده سایر تعاریف نیز میباشد

مدیریت 2- کارایی و اثربخشی

میخواهم درباره تفاوت کارایی با اثربخشی صحبت کنم که کاربرد بسیار زیادی در تمامی موارد مخصوصا مهارتهای زندگی دارد هر دوی این کلمات به دستیابی به اهداف اشاره دارند ولی فکر میکنید این دو کلمه چه تفاوتی دارند ؟؟؟ برای اغاز به اصطلاح انگلیسی این دو کلمه اشاره میکنم :
efficiency = کارایی
Effectiveness = اثربخشی
کلمه اول یا کارایی به معنی درست انجام دادن کارها و کسب حداکثر منافع در کاری که انجام میدهیم و رسیدن به بالاترین حد مطلوبیت در هدف میباشد
و اما کلمه دوم یا اثربخشی نیز به انجام دادن کارهای درست اشاره دارد و کسب منافع از طریق انجام بهترین راه و رسیدن به مطلوبیت هدف از طریق بهترین راه را مورد بحث قرار میدهد
و حال مقایسه و دریافت تفاوت این دو کلمه : مهمترین تفاوت این دو کلمه در عبارت های قرمز شده است اگر دقت کنید برای کارایی از لفظ درست انجام دادن کارها و برای اثربخشی از انجام دادن کارهای درست استفاده کردیم دقت در همین عبارتها میتواند مفهوم را برساند ولی ما محض ساده تر شدن بیشتر بحث را باز میکنیم گفتیم که کارایی درست انجام دادن کارها و کسب حداکثر منافع است برای مثال شما میخواهید به یک شهر دیگر بروید در نتیجه پس از رفتن و برگشتن اعلام میکنید که توانستید در عرض 11 ساعت توانستید این سفر را بروید و اگر مثلا سریعترین زمان برای سفر زمینی 10 ساعت باشد اعلام میکنید که کارایی نزدیک به 90 درصد را به دست اوردید که خوب میباشد یعنی شما هم کار را انجام داده و به هدف رسیدید و هم توانستید در زمان مناسبی کار را انجام دهید حال در همین مثال به اثربخشی نگاه میکنیم از دیدگاه اثربخشی یا انجام دادن کارهای درست یا رسیدن به هدف از طریق بهترین راه میباشد از این دیدگاه شما قبل از سفر بحث میکنید و به این نتیجه میرسید که مسافت مورد نظر که از طریق ماشین 10 ساعت از طریق قطار 12 ساعت و هواپیما 1.5 ساعت میباشد را اگر با هواپیما بروید اثربخشی بهتری خواهد داشت و بهتر میتوان کسب نتیجه کرد یعنی از میان راههای موجود بهترین راه را انتخاب میکنید

 وقتی ورودی (مثل پول - امکانات - نیروی انسانی و ...) وارد سیستمی میکنیم این ورودی اگر تنها منجر به کسب خروجی باشد از ان به کارایی تعبیر میگردد ولی اگر در کنار این کارایی اهداف نیز کسب شده و کارهای درست انجام شود انوقت اثربخشی نیز حاصل شده است و اما در صورت کسب اهداف به تنهایی نیز بهره وری حاصل میگردد که بحث ان بیشتر تخصصی بوده و در این مبحث به ان نمیپردازیم

برای مثال دیگر شاید بارها از روزنامه خوانده یا در اخبار شنیده اید که مثلا فلان مسئول گفته برای شهری نیروگاه ساخته شده است بعد مسئولین دیگر ادعا کرده اند که با ان مقدار بودجه مثلا برای ان شهر نیاز به پارک بود نه نیروگاه در این مثال مسئول اول به کارایی اشاره کرده و توانسته به درستی یک کار را انجام دهد ولی مسئولین دیگر از بین گزینه های مورد نیاز مثلا سینما و دانشگاه و نیروگاه و پارک اشاره به نیاز ساخت پارک کرده اند یعنی انجام دادن بهترین کار
این مبحث را میتوان به خانواده و مهارتهای زندگی نیز تسری داد شاید در بسیاری از خانواده های شما هم ملاحظه شده است که مثلا بر اثر صرفه جویی کوچک ضرر زیادی وارد شده که همه گفته اند اگر فلان کار رو نمی کردی اینطوری نمیشد برای مثال در یک روز برفی اگر به جای دادن 1000 تومان هزینه ماشین پیاده بروید در نگاه اول کارایی داشته و مثلا راهی را که 1000 تومان هزینه داشت را به طور مجانی رفته اید ولی اگر در ابتدا هزینه احتمالی سایر گزینه ها را هم (مثلا سرماخوردگی 10000 یا سرخوردن و شکستن پا 100000) حساب کنید متوجه خواهید شد که بهترین راه همان پرداخت 1000 تومان اولیه میباشد
شاید خیلی وقتها در منزل نیاز داشتید که مثلا کمدی را تعمیر کنید و با چوب توانستید این عمل را انجام دهید ولی وقتی خوب دقت کردید متوجه شدید که میتوان با استفاده از اهن از میان گزینه های چوب - شیشه - اهن و پلاستیک بهترین راه میباشد هر چند در اولین راه یعنی چوب نیز شما مشکل را حل کرده اید و کارایی لازم را کسب کردید ولی در دومی یعنی انتخاب اهن از بین چهارگزینه بهترین راه میباشد

البته این مبحث بسیار پیچیده و نیاز به تمرین و بحث زیاد دارد و بنده سعی کردم تا حد ممکن و با مثالهای ساده و روان اونو توضیحش بدم ولی اگر دوستان ابهامی داشتند عنوان نمایند تا توضیح بیشتری بدم

مدیریت 1- تخصص گرایی

تو وبلاگ قبلی (مدیریت عمومی) یه مدت مطالب اختصاصی مدیریت می نوشتم که بسیار کاربردی و عمومی بودن ولی با مشکلات بلاگفا اکثرا از دست رفتند ولی خب کم کم میخوام اونا رو بیارم اینجا تا مورد استفاده بازدیدکنندگان عزیز قرار گیرند.

تخصص گرایی یعنی چه ؟
اصلا چرا باید تخصص گرایی بشه ؟
چرا هر کی نباید در هر زمینه ای متخصص باشه ؟
و ............. و هزاران سوال دیگر در اینباره که اکنون بحث خواهیم کرد
البته تخصص گرایی از قرنها پیش و شاید در زمان ساخت اهرام مصر - دیوار چین - تخت جمشید و .... انجام شده بود ولی اولین جرقه های علمی ان از زمان اسمیت خورد جایی که از سالهای 1770 ادام اسمیت در کارخانه سنجاق سازی مشاهده کرد که وقتی 10 کارگر هر کدام به تنهایی همه کارهای مربوط به ساختن سنجاق را خود به تنهایی انجام میدهند تنها قادر به ساخت 200 سنجاق در روز هستند ولی با تخصص گرایی و تقسیم کلیه امور سنجاق سازی در بین این افراد طوریکه یکی اهن را ذوب کند یکی مفتول کند یکی ببرد یکی تیز کند یکی سرش را جوشکاری کند و ..... انها توانستند حدود 40 هزار سنجاق بسازند و این نتیجه تخصص گرایی بود که منجر شد به پیشرفت علم و صنعت و در نهایت تقویت مدیریت همان کاری که صد و خرده ای سال بعد فورد در کارخانه اتومبیل سازی فورد انجام داد که منجر به ثروت و نام افسانه ای فورد در تاریخ شد یعنی به جای اینکه هر فرد خود به تنهایی مشغول به کارهای یک اتومبیل شود همه کارکنان در زنجیره ای از کارها حاضر شدند که منجر به نتیجه ای مطلوب شد
حال مثالی ملموستر بزنم تا بیشتر با تخصص گرایی و تقسیم کار بین افراد اشنا شوید
حتما همگی تا کنون بارها در مجالس و مهمانی ها شاهد پخش غذا بودید و شاید اولین کلمه ای که در پخش غذا شنیدید این بود : دس به دس کنید بیاد . بله حتما دیدید که مثلا 5 تا 10 نفر افراد سر پا مشغول تقسیم غذا از اشپرخانه سر میزها هستند که منجر میشود که به سرعت غذا تقسیم شود ولی ایا فکر میکنید اگه به جای این ترتیب یعنی تشکیل زنجیره و دس به دس کردن غذا هر یک از ان 10 نفر به تنها سر دیگ رفته و دو بشقاب را به مهمانان برساند چه میشود ؟؟؟؟ بله درست گفتید اولا این افراد به سرعت خسته شده و توان کار کردن را از دست میدهند دوما اشتباهات و خطا و به هم خوردن و غذا روی زمین ریختن و .... بیشتر میشود سوما سرعت بسیار پایین امده و مثلا کاری که در 10 دقیقه انجام میشود در یکساعت رخ میدهد و این است نتیجه تقسیم کار یا همان تخصص گرایی که مادر صنعت و مدیریت نوین است و در امور عادی و روزمره همه افراد نیز به کار می اید
و اما بعد از این تفاسیر نتیجه تخصص گرایی چه شد ؟؟
1- مهارت هر یک از افراد در کاری که انجام میدهد بیشتر شده و خبره میگردند
2- سرعت عمل در کارها بیش از حد افزایش یافته و نتایج سریع حاصل میگردد
3- کیفیت بالا رفته و از ضایعات و اشکال در کار جلوگیری میشود
4- خستگی کم شده و افراد با روحیه بیشتری کار میکنند
و .............
که توجه به این نتایج بسیار زیاد و مفید در تخصص گرایی باعث میشود امروزه این امر در تمامی امور زندگی مورد توجه قرار گرفته و باعث پیشرفت شود
محض طولانی نشدن مطلب بیش از این توضیح نمیدم و فکر میکنم با مثالهای خارجی و این مثال اخر که مربوط به زندگی روزمره بود مفهوم تقسیم کار و تخصص گرایی رو خوب فهمیده باشید ولی اگه بازم ابهامی بود بفرمایید تا توضیح بدم

تصویر مدیریتی (کار تیمی)

اینم تصویری که نشون میده کار تیمی چطور میتونه کارایی رو بالا ببره :

حکایت مدیریتی (کفش)

روزی روزگاری دو فروشنده کفش که به شرکتهای متفاوتی تعلق داشتند به یک کشور آفریقایی فرستاده شدند تا بازار کفش را در آن سرزمین بررسی کنند.
اولین فروشنده از این ماموریت خود متنفر بود. آرزو داشت که او را به این مأموریت نمی فرستادند. فروشنده دوم عاشق این مأموریت بود و به نظرش رسید که فرصت گرانبهایی را به شرکت او می دهند. وقتی این دو فروشنده وارد کشور آفریقایی شدند، درباره بازار محلی برای کفش مطالعه کردند و هر کدام تلگرافی برای شرکت خود فرستادند. فروشنده اول که دوست نداشت به این سفر برود، در تلگرافش نوشت: سفر بی فایده ای بود هیچ بازاری در این کشور وجود ندارد هیچ کس کفش نمی پوشد.
اما فروشنده دوم که این سفر را فرصت ایده الی ارزیابی کرده بود نوشت: سفر عالی بود فرصت مناسب بازاری نامحدود است. میشود به همۀ مردم اینجا کفش فروخت چون اینجا هیچ کس کفش نمی پوشد.

تصویر مدیریتی (مدیریت منابع)

سلام

این تصویر زیبا و جالب در مورد مدیریت منابع با ما حرف میزند . اشاره این تصویر به این است که همیشه کاری رو که شروع میکنید منابع اون رو خوب محاسبه نمایید تا مبادا با بحران روبرو شده یا با نقصانی در منابع کار نصفه و نیمه و ناقص بماند . برای یک کار همیشه چند منبع در نظر داشته باشید برای مثال در تولیدی ها چندین نوع منابع اولیه جایگزین در نظر بگیرید یا در کارهایی که نیاز به متخصص دارد چندین متخصص اماده داشته باشید یا در مورد انرژی که امروزه حساسترین منبع میباشد همیشه جایگزین داشته باشید برای مثال با قطع برق استفاده از موتور برق را جایگزین نمایید یا نفت و گاز و بنزین را به جای هم به کار ببرید. اینها توصیه هایی کوچک هستند که شما را از مشکلاتی بزرگ مصون می نمایند.